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为加强新会区住房保障档案规范化管理，确保其完整、准确、安全和有效利用，健全住房保障档案管理体系，严格做好全区住房保障年审等管理工作，根据住房城乡建设部《住房保障档案管理办法》和《江门市公共租赁住房管理实施细则》等相关文件要求，现新会区住房和城乡建设局需向专业档案公司采购相关服务，开展2025年度新会区住房保障对象档案纸质化和电子化整理工作，具体采购要求如下：
对2025年约1000份住房保障对象年审资料建立档案目录册、档案立卷、拟写案卷卷内目录、档案页打码、目录资料装订等，具体以实际资料为准，形成一户一档。
格式要求：目录资料装订要打孔接线、确保可以增页；资料内含不规则的资料页，要用A4纸粘贴；案卷封面采用牛皮纸，根据采购方要求的要素做标识；案卷装盒采用硬纸板档案盒（档案盒按标准规格制作、档案盒正面从上至下印刷相关字样标识）。相关字样由采购方不限于公司名称、公共租赁住房审核档案、申请人姓名、户籍所在地、申请表号码、材料名称、立卷单位、审核时间、原申请表号、归档号、缩微号、保管期限、全宗号、分类号、项目号、案卷号等字样范围内进行标识。
对已整理的约1000份住房保障对象年审纸质档案进行扫描，并建立电子档案，实行电子化管理，形成一户一档。
根据档案整理相关工作要求，对住房保障工作中的约1000份住房保障工作资料建立档案目录册、拟写卷内目录、目录资料装订等，以及扫描整理进行电子化管理，具体以实际资料为准。
1.档案案卷内的资料排序整齐划一，标识清晰，目录打印无错字，编号无错乱，资料无丢失，案卷整理符合档案整理的相关标准。
2.硬纸板档案盒要按规格定做，档案盒的正面、侧面印刷的字样要清晰、无错字漏字。
3.案卷入盒要内外目录与盒面标记相一致，不要发生错装资料现象。每份案卷目录要有电子版，移交档案时要提供电子版文档。
4.保障对象纸质档案转化为电子档案，要求档案信息准确无误、不缺页、页面清晰，符合采购方要求。
本次采购项目不属于集中采购目录清单和广东省网上中介服务超市服务清单，拟根据《江门市新会区住房和城乡建设局自主采购管理规定》开展自行采购。供应商响应时间为采购方案公告后三日内。采购方将根据《2025年度新会区住房保障对象档案纸质化和电子化整理工作响应文件评分标准》对响应文件进行综合测评判定（详见附件）。
（一）供应商应当具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的“供应商参加政府采购活动应当具备的条件”；
（五）服务供应商未被列入“信用中国”网站“失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网（）“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。
服务费用是完成服务内容及要求的含税全包价，采取总价包干方式，所有价格变革的风险均由服务供应商承担。
本项目最高限价概算为人民币陆万玖元整（￥69,000.00 元），项目内容明细详见表1《项目明细表》。
根据文件内容做整理、分类、排序，根据公共租赁住房范围公告中申请人所需提交资料检查是不是齐全
每份文件按顺序排列装盒、打印和贴盒背脊（盒背脊包括公司名称、年度、期限、起止件号），盒底备考表盖上日期、整理人和检查人
（一）项目中所有资料份数均为估算，在超出所报份数10%以内的，均按项目总价包干，不额外付费；低于合同要求整理的资料份数的，按实际整理档案份数进行结算。
（二）服务费用分一期支付，合同签订且生效后，采购方向供应商支付合同总价的100%。
（三）供应商向采购方申请付款时，需先提供相当于采购人付款金额的发票，且收款方、出具发票方必须与服务方合同名称一致，否则采购人有权拒绝付款。
（四）因采购人使用的是财政资金，在前款规定的付款时间为采购人向政府采购支付部门提出办理财政支付申请手续的时间（不含政府财政支付部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为采购人已经按期支付。
（二）采购方提供电脑设备；供应商自行提供完成本项目的工作设备、工具耗材，包括扫描仪、高拍仪、打印机、刻录盘片、档案装订耗材（卷内目录、备考表、A4 白衬纸、档案封面等）等全部工作用具。
自签订合同次日起，在当月内开工，2026年12月31日前项目全部完工，2027年1月1日至2月28日为项目验收时间，供应商需要在2027年3月31日前全部完成、验收合格并交付。
根据住建部《住房保障档案管理办法》和有关档案管理规定的验收标准，并按完成总体项目进行全方位检查，合格率达100%进行验收。如发现存在不合格的，供应商需对有一定的问题进行整改，待整改完成后才能通过验收。
由供应商在档案扫描工艺流程中随时进行内部验收，对于已加工的档案，采购方也能采用抽查和影像利用过程中发现质量或错误问题，及时回退给供应商进行更正或返工处理。
（一）保密内容（包括技术信息和管理信息）：与该项目有关的一切合同、资料、情报等（供应方因申报各类国家资质证书所需提交的资料除外，但一定要经过采购方书面同意方可提供）。
（四）泄密责任：双方承担本项目技术情报和资料的保密义务，不得向第三方传泄。不论本项目是否变更、解除或终止，本条款均有效。违反者，对方可追究其违约责任。
供应商存在以下违约行为的，采购方有权向供应商收取项目总价款5%的违约金。情节严重的，采购方则有权单方随时终止合同，且供应商应当赔付采购方全部项目支付资金：
（四）项目未按采购方约定进度要求完成，超出合同所定日期（即2026年12月31日）完工或在2027年3月31日前未能全部完成、验收合格并交付的；
（一）凡与合同有关而引起的一切争议，双方当事人应当及时协商解决；协商不成时，向采购方所在地人民法院起诉。因履行本合同产生争议的，因此产生的相应费用（包括但不限于公证费、评估费、鉴定费、保全费、诉讼费、送达费、执行费、交通费、住宿费、律师费等全部费用）由败诉方承担。
（二）在进行法院审理期间，除提交法院审理的事项外，合同别的部分仍应继续履行。
附件：2025年度新会区住房保障对象档案电子化和纸质化整理工作响应文件评分标准
（4）提供近三年同类项目业绩和案例材料，提供1个得1分，得分上限不超过10分：10分
（2）从事参与本项目的整理人员具有档案整理经验，提供整理人员清单详情信息，具有档案专业中级职称证书的1个得5分；初级职称证书的1个得3分；档案从业人员资格证的1个得1分，得分上限不超过15分：15分
提供完成服务所需工作设备的详细清单，如喷墨打印机、档案盒打印机、高速扫描仪、高速平板扫描仪、高拍仪、装订机等，提供1个得2分，得分上限不超过10分。
（1）提供完整的档案整理纸质化和扫描工作流程方案，具体操作流程清晰，列明各项工作内容如分类、排序、打印、录入、扫描、质检、装订、入盒等：10分
（2）依照方案要求期限列出项目实施计划，列明具体工作内容、所需工期、成果清单：10分
（1）提供完整售后服务保障清单并详细列明，如服务计划、实施承诺、服务规范、工作程序、服务内容等，提供1个得2分，得分上限不超过10分：10分
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